新人はまず電話番で役に立とう

新人がすぐに役に立てることがあります。それは電話番、電話の取次ぎです。電話は重要なアイテムですが、仕事を中断させます。誰しも自分宛の電話以外には出たくないものです。あなたがキチンと電話の取次ぎが出来れば、それだけで戦力と認めてもらえます。

1 ビジネス習慣を作る（続き）

出社初日ならしょうがありませんが、積極的に電話に出るのは新人の仕事です。

配属されたらすぐに、２つのことを覚える。
(1) 会社の電話機の扱い方：外線、内線の違い、保留の仕方などの基本操作を覚える。
(2) 電話の取り方：社外の場合の最初の挨拶、社内の挨拶、電話メモの残し方の会社のルール

「お電話ありがとうございます。〇〇商事でございます。」
「〇〇商事　営業部です。」
「〇〇商事　営業部　△△です。」
（３コール以上の場合）「お待たせしました。〇〇商事でございます。」
会社によって電話の出方が違うので、その会社のやり方を覚えること。

かかってくる電話は、上司か先輩宛です。社内からの電話なら、「田中部長は来客中です」とか「鈴木さんは今席を外しています」でよいですが、社外からなら敬称付けずに「田中はあいにく今会議に参加しております」とか「鈴木は今席を外しております。」

あなたは上司や先輩に指示命令する立場ではない。正しくは「折り返し電話差し上げるよう、申し伝えます。」相手が親しい取引先でなければ「お電話いただいことを伝えておきます。」でよい。

会社にはたいがい定型の電話メモがあるのでそれを使用する。なければA4裏紙を１/４に切り、メモを作っておく。書き残すは、誰宛の電話か、受けたのは誰か、何時何分の電話か、誰からの電話か、要件はなにか、社外からなら相手の電話番号も聞いておく。

アベは、安部、安倍、安陪、阿部、阿倍、阿辺など、いろいろな人がいます。メールや書類を送るなら、正しい漢字を押さえておく必要がありますが、単に電話メモを残すだけなら、「ＡＢＣ商事　営業２部のアベ様」でかまいません。

telmemo

電子版だけでもよいですが、新聞とセットにするほうが返ってお得で効率がよいでしょう。電子版ならではの利点もありますが、紙の新聞の一覧性にはかないません。紙の新聞であれば、何面かの見出しにサッと目を通すだけで読むべき記事が分かります。

あなたの今の仕事がなんであろうと、その会社で昇進したいなら、日経新聞は必須です。仕事のできる課長や部長の話を理解するには、日経新聞を読んでいないと十分には理解できないでしょう。

もしできるなら、日経以外に業界紙に目を通したい。業界には必ず、部長や課長が定期購読しているその業界の新聞や雑誌があります。今からその情報もフォローしておきたい。

もし、ある程度、自分で仕事の割り振りができるのであれば、一人で没頭するような仕事は、午前中に割り振りましょう。

お昼までのおなかがすいてくるまでの時間が日中のゴールデンタイムです。
特に８時から１０時はもっとも頭が活性化しています。できれば会議はなるべく午後に回し、デスクワークに集中しましょう。