誤字脱字は誰でもあります。特に現在は、文章をパソコン、スマホなどで作るため、手書きではありえなかった漢字変換ミスが怒ります。(← 例えばこんな)

あなたをよく知らない人に誤字だらけの文章を送ると、あなたはそそっかしい、注意力散漫な人とみられます。送った相手が取引先なら、あなたへの信頼度が下がるだけでなく、そうした人を担当者にした、あなたの会社への信頼度も下がっていきます。

ミスはだれでも起こしますが、ケアレスミスは防ごうと思えば防ぐことができます。すべての文面に全集中する必要はありませんが、それが社外や絶対に間違えてはならない書類なら、あらかじめケアレスミスを無くす方法を知っておく必要があります。
漢字変換ミスも含めて、誤字脱字は、本人が間違えて覚えていない限り、冷静なときに読み返せば、直ぐに気が付き、訂正できます。本人が間違えて覚えている場合でも、事前に誰かに目を通してもらえば、指摘してもらうことができます。大事なのは、あわてて送信ボタンを押す前に、再確認するひと手間をとることです。

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再確認のキモは、制作者と距離を置いて確認すること

再確認を効果的にするためには、
①人を変える:自分または制作側以外の第三者に確認してもらう、が最も効果的ですが、回りに確認してもらえそうな人がいない場合は、
②時間を変える:何時間か時間を置いてから再確認する。時間が取れないなら、コーヒーブレイクを置いてから再確認する。
③場所を変える:制作した場所以外に持ち出して確認する。別の部屋、別の場所で再確認するだけでも効果があります。
 

機械的にチェックする:文法エラーを見つける

MicrosoftのWORDを使っているなら[校閲」→[スペルチェックと文書校正」とクリックすると、誤りまたは一般的な使い方でない箇所がポップアップウインドウで表示されます。ウインドウの[説明]をクリックすると不備とした理由が表示されます。
このチェックは形式的なもので、日本語として全然おかしくない箇所が指摘されることも多々ありますが、ケアレスミスを機械的に見つけるのに役立ちます。
WORDでなくても、長い文章なら、テキストをWORDに張り付け、文書校正機能でチェックしましょう。
 

逆さ読み

作ったのがメールや報告書などの文章なら、文章を最後のブロック(段落)から読んでみることです。最後のブロックの次は、その上のブロック、といった具合にブロックを下から順に読み上げていきます。

参考:作っているのがメールなら ⇒ メールのビジネスマナー
ケアレスミスを潰したあとは、時間があるなら、文章の質を高めるために時間を使いましょう。文章で一番重要なのは中身、何が言いたいのか、ですが、表現がチグハグだったり、冗長だったりすると、言いたいことを伝える前に、読み手をいらつかせ、稚拙な印象を持たれてしまうことになります。

語句、言い回しを統一する

語尾が統一されているか

例)「お願いします。」が場所によって「お願い致します。」「お願い申し上げます。」になっていないか。

場所によって漢字・送り仮名等が違っていないか

間違いではありませんが、一つの文書の中では、同じ漢字・送り仮名にするのが原則です。
例)「よろしくお願いいたします。」が場所によって「よろしく御願い致します。」や「宜しく御願い致します。」
「また」が場所によって「又」、「および」が「及び」

同じ表現・形容詞が重複していないか

多少重複しても問題ありませんが、すべての文書の末尾が「よろしくお願いします」だと、何が言いたいのか、何をしてほしいのかわからなくなります。
ボキャブラリが貧相だと、すべてを「ヤバイ」と「カワイイ」だけで済ましてしまう人のように、単に教養のない人だと受け取られます。

これらはソフトの検索機能を使うと確認できます。例えばWORD(Microsoft)で「願い」で検索すると「お願いします」「お願い致します」などの該当箇所が一覧で表示されます。ただし、このあと一括置換で修正(「お願いします」を「お願い致します」へ一括置換)した場合は、変換ミスがないか、かならず文書を一読するようにしてください。

同じ言い回しを繰り返しているようなら、weblioなどの類語辞典が参考になるでしょう。
https://thesaurus.weblio.jp/

名詞は言い換えない

報告書やビジネスレターなどの場合、同じ表現が繰り返し出てくると、書き手の表現力、ボキャブラリの低さを疑われます。このため同じことを別の言い方に言い換えたりしますが、これは形容詞や動詞などの表現に関することです。逆に文中の名詞は、同じものなら同じ言葉で統一するのが基本です。

満了日、期間満了日、最終日、期日、これらはものによっては異なる日にちですが、通常は同じ日にちです。同じ日を指しているのに、同じ文章の中で、期間満了日だったり、期日だったりと使い分けるのは、ただの自己満足に過ぎず、単に読み手を混乱させるだけです。

「パーソナルコンピュータ」、「パソコン」、「PC」、この3つは同じものを言い換えただけですが、同じ文章の中でこの3つを使い分けるのも、無用に読み手を混乱させます。パーソナルコンピュータという言い方が長ったらしくて繰り返したくないなら「パーソナルコンピュータ(以下「PC」)」として、次の文からは「PC」で統一すればよいだけです。

文章を整理する

長すぎる文章はないか

長すぎるセンテンスに「、」を入れる。または文章を分ける。
1文で「、」が4か所以上になるなら、1文を2文にする。

並列するものは箇条書きにする

並列する事項や要点を箇条書きにすると、文章が整理され、頭に入りやすくなります。特に重要な点、強調したいことを箇条書きにすると効果的です。ただし、あまり多用すると焦点がぼやけ、返って逆効果になるので注意しましょう。

ブロック分けする

改行しない文章は、読み手に息継ぎをさせず、疲労させます。5~10行で改行するようにしましょう。また改行後、文章の方向性が変わるようなら、1行空行をあけましょう。

小見出しを打ってみる

改行したブロックごとに、そのブロックの小見出しを付けてみます。もしその小見出しでブロックが表現しきれないなら、改行してブロックを分けるべきです。この小見出しだけを並べてみることで、論理展開がギクシャクしていないか、飛躍していなか判断することができます。※この小見出しは、仕上げ確認用です。最後は外してください。

ゴール設定がすべてを決める

 
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