ビジネスにはいろいろな基本ルールややり方があり、それにはコツがあります。「報告する」「相談する」は基本中の基本です。いくら記憶力が良くてもメモを取る習慣がないと信用されません。

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2 ビジネスの作法をおさえておこう

2.1 報告する

ただの伝言なら、要件をそのまま伝えればよいでしょう。しかし、報告は違います。
報告とは、あなたが受け持っている仕事について、それを命じた上司に説明することです。
報告する

箇条書きにして頭を整理しておく

まずは伝えるべき用件を箇条書きにし、ポイント、伝わりやすい説明順に整理しましょう。自分の頭を整理できなければ、時系列で起きた順番に並べておく。この箇条書きで整理することは、習慣にしておきましょう。

箇条書きのコツは、思いつくまま要点となる単語をドンドン書いていき、その後、時系列、関連するものなどに順番を並び替えて、最後に一行一行を簡潔な文章にしておくことです。

「今よろしいでしょうか」「○○の件です」

上司に伝える場合の最初の一言は「今、よろしいでしょうか」です。常に相手の都合を考慮できる人材でいましょう。

次に言うべきことは、「○○の件です。」です。
上司はあなたに命じた仕事だけを受け持っているのではありません。むしろあなたに命じた仕事は、ほんの一部に過ぎないでしょう。上司の頭はそれ以外の仕事で一杯です。

だからまず、上司の頭を報告したい件に切り替えてもらう必要があります。「○○の件です。」と伝え、上司の頭がそれに切り替わったのを確認してから、報告を始める。

 

2.2 相談する

仕事のポイントは3つ、質、期日、予算です。
つまり、どの程度まで、いつまでに、どれくらいの金額内でやるかです。このうち期日、予算は範囲内かどうかすぐに分かるので特に重要です。
期日を守れなかったり、想定以上に経費がかかったりするといくらいい仕事であっても評価が半減します。

期日を守れそうにないと思ったとき、予算オーバーしそうなときは、そうなる前にすぐに上司や先輩に相談です。
相談の場合も、報告と同じです。箇条書きでまず自分の頭を整理し、何を相談するのか整理しておく。

 

2.3 メモをとる

note

手帳かノートは必須

手帳かノートは必須です。打ち合わせや会議に参加するとき、記録やメモを残す準備をして参加するのは当然です。

あなたがタイピングが早く、会議にノートパソコンを持ち込んでよいなら、直接会議に持ち込んでもよいでしょう。そのかわりタイピングの音が会議の邪魔にならないようにする必要があります。

手ぶらで話を聞かない

あなたが上司や先輩に呼ばれたとき、手ぶらで行ってはいけません。必ず手帳かノートと筆記用具を持参する。どんなにあなたの記憶力がよくても、これは常識です。そうでないとあなたは上司や先輩の話を軽視しているととられます。

 

2.4 約束は書き残す

記憶をあてにしない

指示されたこと、依頼されたこと、約束したこと、すぐに実行するものでなければ、これらは必ず、ToDoリストなどに書き残しておく習慣にしましょう。簡単なことなど特にです。うっかりを防ぐには、約束を頭の中だけに留めておかないことです。

 

(次ぎ)2.5 仕事はすぐにやるのが基本

2.10 ビジネス電話・メールにはマナーがある

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