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7.5 仕事の段取り例
ケーススタディ 取引先100社に新商品説明会の案内を郵送する
完成イメージ：取引先の宛名ラベルが貼られた封筒に、説明会の案内文、新商品のパンフレット、説明会入場チケット２枚が入っており、あとは郵便局に持ち込むだけ。
現在：封入する素材、送付先の宛名ラベルは用意済み。郵送は料金後納郵便手続き済み。
段取りしないやり方
もっともシンプルなやり方は、テーブルに各素材を並べておき、案内文、パンフレット、チケットの順に取っていって封筒に入れ、封筒を閉めて、宛名ラベルを貼る。というやり方です。
しかしこのやり方で作業の最後になって、チケットが不足(どれかに間違えて３枚入れたかもしれない)や、余っている(１枚入れ忘れたかもしれない)ことに気付いた場合は、それまでの封筒99通から中身を取り出して再確認することになります。
そのとき封筒が封印されていたり、宛名ラベルが貼られていると、封筒をさらに100通用意したり、宛名ラベルもその分作り直すことになります。
段取りのポイント
この作業を組み立てる場合のポイントです。
- 途中でミスに気が付くようロットに分けて作業する
- 作業を１つ１つの単純な作業に分解し、１度にいろいろな作業をするのではなく、単純な作業の繰り返しにする
- 封筒を閉める工程（後戻りできない工程）は最終段階で行う
組み立てた段取りが下記です。
０． 作業スペースの確保
素材１(1)～(4)をそれぞれ並べて置け、封入作業ができるテーブル等を確保する。
１．素材を作業スペースに準備する
(1) 封筒を100枚用意する。
(2) 説明会の案内を100枚コピーしておく。
(3) パンフレットを100部用意する。
(4) 入場チケットを200枚用意する。
(5) 100社分が印刷された宛名ラベルを用意する。
２．成果物を束ねる輪ゴム、収める段ボール箱を用意する
３．１(1)～(4)を５ロットに分ける
(１ロットあたり、封筒20枚、案内20枚、パンフレット20部、チケット20枚×２)
ロットに分ける
一度に100個分の作業をやってしまうと、最後に余るはずのない資料が余ったり、逆に足りないと、それまでの99個を再度取り出して確認することになります。このため作業を何回かに区切って行うことで、ミスを早期に発見できるようになります。
１ロットは、多くても20
個数を数えるのに一気に100数えると、途中で数が分からなくなり、カウントミスを起こしやすくなります。数える単位を10枚とか20枚にしておくと、数え間違いも防げます。１ロットは最大20ぐらいが適切で、それより多くなるとロット分けする効果が薄くなります。
作業を単純化する
チケットを40枚のままだと、封筒に入れる際、案内、パンフレット、チケットの各山から案内１枚、パンフレット１枚、チケット２枚は取ることになります。最初からチケットを20枚の山２つにしておけば、各山から１枚づつ取ればよい、と作業が単純化されます。
４．１ロット分をテーブルに順に並べる
並べる順番は、封筒に入れる順番です。輪ゴムや段ボールも作業の流れがスムーズに行く場所に置いておきましょう。
ポイントは人が動く距離をなるべく短くすることです。
５．順にテーブルからとっていき、封筒に入れる(封は閉めない)
６．１ロット単位で確認する
１ロット終わると、テーブル上の資料がすべてなくなっていることを確認する。資料が余っていたり、足りない場合は、封筒から取り出し修正する。
７．５ロット分繰り返す
各ロットごとの封筒はロットごとに10づつの山に分けておきます。山に分けておくと最後にトータルをカウントする場合も、最悪やり直しをする場合も多少楽になります。
８．封筒の封を閉める
封を閉めた後にやり直すのは、最初からやり直すのと同じです。後戻りできない作業はなるべく後ろにもってきましょう。
９．宛名ラベルを貼る
宛名ラベルも作り直すのは、ラベルシートを準備したりと、面倒な作業になりますので最後にもってきましょう。
１０．最終チェックをする
各封筒に宛名ラベルが貼られていることを確認します。
１１．トータルチェックをする
１０通ごとに束ね、全部で100通あることを確認します。
もし時間があるなら
もし、作業完了期日まで多少時間があるなら、作業に入る前段階で、案内文、パンフレット、チケット、宛名ラベルの最終確認を行うとよいでしょう。
- 誤字脱字はないか
- 重要項目（商品名、価格、場所、日時、問合せ先など）にケアレスミスがないか
- 宛名に「様」や「御中」の抜けがないか など
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