必要な資料がすぐに出てこない。大事な資料がどこにいったか分からない。
そんな状態を解消したい人に、お金をかけずに、すぐに簡単にできる クリアファイル整理術 を紹介します。
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必要な書類がすぐに出てくる クリアファイル整理術
パソコン＋紙で仕事をし、最後はペーパーレス
資料管理の基本はペーパーレスです。ペーパーレス化すると、無駄な紙がなくなるだけでなく、社内ネットワークで情報を共有しやすくなり、必要な情報が蓄積されていき、それを検索していくのも簡単になります。
作業は紙ベースの方がやりやすい
ただし、ペーパーレス化しても、通常の仕事環境はせいぜい画面サイズ14インチぐらいのパソコン１台ですので、いくつかの資料を並べて見たり、頻繁に切り替えてみるには、パソコンの画面を都度切り替えるよりも紙の資料の方が効率的です。
このため仕事の進行中は、パソコンの電子資料＋紙資料で進め、仕事が一区切りついたところで、重要な紙資料は電子化し、最終的にすべて電子データで整理して残しておく、です。
クリアファイル整理術
仕事が増えるにつれ、必要な資料がすぐにでてこないと、ストレスとロス時間ばかりが増えていきます。ペーパーレス化も大事ですが、クリアファイル整理術を使うと目の前の資料をスッキリと整理できます。
用意するもの
・クリアファイル(10枚程度、資料の量によります。)
・付せん※1cm×4cm程度で十分です。
やり方
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- (1) 机の上に広いスペースを確保する。（または広い作業場所を確保する）
- (2) 机に溜まっている整理されてにない紙資料をすべて引っ張りだす。
※雑誌等、製本されているものは対象外です。 - (3) 仕事ごとに(2)の資料を分類する。
- (4) (3)で分けた山ごとにクリアファイルに分ける。
※１つのクリアファイルのペーパーが20枚を超えるようなら、さらに分類し、別のクリアファイルに分けた方がよいでしょう。 - (5) 付せんの裏側（ノリのある方）にノリのある方を右側にして、何の資料か簡潔に書く。
-
- (6) (5)の付せんをクリアファイルの下の内側に貼る。
- (7) 各山ごとに(5)、（6）を繰り返す。
- (8) クリアファイルごとに、
- 現在仕掛中の仕事
- 終わった(または一区切りついた)仕事
- 常時使う資料（内線番号表、清算前の領収書、など）
に分ける。
大事な注
会社で保管すべき資料を個人で持たない
自社または他の会社の印鑑（印刷でないもの）が押してある資料を個人で保管するのは問題外です。
契約書、誓約書
必要ならＰＤＦかコピーをとり、原本は速やかに会社の決められた場所に保管しましょう。
請求書
取引先からの請求書、自社が出す請求書は、確認してから、上司か経理へ。
※納品書、発注書は会社のルールに従ってください。
Bは時間のあるときに
・電子化されていない重要書類があれば、PDF等で電子化する
・電子化されている紙書類はシュレッダーにかける
・共有するほどではないが、まだ捨てるは早い書類は袋ファイル（３参照）に保管する
CはAと区別するために赤、黄、緑などの色付きのクリアファイルに入れ替えます。
ルールはざっくりでよい
仕事ごとにクリアファイルや付せんの色を変えてもいいですが、あまり細かいルールを作ると自分でも訳が分からなくなり、返って面倒になります。あえてやるなら緊急のものだけ赤のクリアファイルや目立つ色の付箋にする程度の取り決めでよいです。
机の平引出しに保管する
正面に薄く平たい引出しがある机でしたら、そこをすべて空にして、そこに整理したクリアファイルを並べて入れておきます。小さい規格の机でもだいたいA4クリアファイル２つを横に並べておくことができます。
細かく取り決める必要はありませんが、右側が今進行中の仕事、左側がそれ以外ぐらいに分類にしておきます。
100均のファイル立て
平たい引出しがなければ、100均とかで、Ａ４の書類を立てて保管できるフォルダを買い、クリアファイルをそこに立てて入れておきます。この場合は見つけやすいように付せんは、クリアファイルの上の方に貼っておくのがよいでしょう。
場所が取れるなら、A4クリアファイルが入るトレイやレターケースでも大丈夫です。
都度整理する
紙資料は、都度Aのクリアファイルに入れていきます。新規の仕事や適当なものがなければ、その場で新しいクリアファイルに付箋を貼って整理します。
その仕事が終わったり、一区切りついたら、クリアファイルの役目は終了です。
Bのクリアファイルとして扱います。
共有するための電子データ整理
１．電子データ化する
クリアファイルの中身のうち重要なもので、電子データ（WordやExcel、PowerPointなど）がなく、紙しかないものは、スキャンしてPDFにし、その仕事の共有フォルダに落としておきます。
２．共有フォルダを整理する
共有フォルダを自分以外の人が見てもわかるように整理します。
永い仕事なら工程や、区切り事のフォルダを作ります。
その際、フォルダが時系列にならべるよう、番号か日付を頭につけます。
例）01基本計画 02基本設計 03詳細設計
例）201701発送分 201702発送分
各フォルダは、A.最終成果物、決定した資料など B．検討経緯中の資料 C．他社事例など参考にした資料、の３つのフォルダに分けます。
・検討途中の資料 → 「経緯」「検討資料」などのフォルダ
・参考にした資料 → 「参考資料」「他社事例」などのフォルダ
整理するポイントをいくつか挙げると
最終決定した資料が分かるように残す
途中での検討資料は、「検討経緯」などのフォルダを作ってそこに入れておきます。
いつ必要になった資料かわかるようにしておく
フォルダやファイル名自体に、それが必要となった日付を付ける。
例：「20180321契約」とか「20180331全国販売開始」
資料の中身が分かるようにファイル名を付ける
×：「資料１」→「20180201全体会議資料」
×：「参考資料」→「2017年度バーボン販売業界シェア」
３．袋ファイルに保存する
電子化しなかったクリアファイルの中身は、袋ファイルに移し替えます。
袋ファイルの作り方
A4サイズ（角形２号サイズ）が入る茶封筒を用意します。
※100均で10枚入ったものが売っています。
茶封筒のくちの部分をカットし、長方形にします。
裁断機などでまとめて切ると簡単です。
横にした封筒の左上に封筒の中身（この場合は付箋に書いていた分類）を書きます。
左上に日付を記入します。
日付は、あれこれ考えず、今日の日付にしておきます。
ひっくり返し、左上に封筒の中身を書きます。
※裏側には日付はなくてもかまいません。
後はクリアファイルの中身を封筒に入れ、机の一番下の引き出しに横向きに立てて入れておきます。
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