組織では、いろいろな会議、ミーティングが開かれます。そこで決まったこと、課題を会議の参加者や関係者と共有する、認識を合わせるには、議事録が役に立ちます。ただし、議事録の作成自体は、仕事本来の目的ではありませんので、議事録の作成に時間をかけ過ぎるべきではありません。

会議には議事録自体が重要な会議とそうでない会議がある

重要会議では議事録は「成果物」

取締役会、経営会議や常務会など重要な決定を行う会議では、決定に際してどういう議論が行われ、誰が反対したかなど、決定に至る経緯を明確にしておくことは大事です。このためこの種の会議では、議事録自体がひとつの成果物でもあります。

それ以外なら議事録に労力をかけない

逆に、決裁権限のない通常の会議やミーティングでは、議事録の作成に時間をかける必要はありません。大事なのは議論経緯ではなく、何が決まったのか、宿題は何かを共有することです。
※「議事録」という言葉に抵抗があるなら、「会議メモ」でも「確認事項」でもなんでもかまいません。

仕事のための仕事

重要な会議でなくても会議をボイスレコーダーに録音し、それを聞きながら議事録を起こす人がいますが、そんなことに時間をかけるのは、ハッキリ言って時間の無駄です。そんな議事録の作成は、いわゆる「仕事のための仕事」で、そんなことに労力や時間をかけるべきではありません。

議事録に残しておくべきこと

決まったことは最終成果物に残す

決まったことについては、議事録の中で何が決まったのかと、何故そう決めたのかを箇条書きで残します。
もし、開発や製造など、何かを作り上げるための仕事の中での会議なら、決まったことは議事録に残しておくよりも、設計書や仕様書など、最終の成果物に反映すべきです。

宿題を明確にしておく

会議の中で、課題がでてきます。それはすぐに取り組むべき課題であったり、将来的な課題であったり様々です。このうちすぐに取り組むべき課題、すくとも半年以内に取り組むべき課題については、誰が責任者として取り組むのかを明確にしておく必要があります。

議事録に労力をかけないやり方

会議の最後で確認する時間をとる

いろいろな話し合い、議論の過程・展開はあるでしょうが、この2つ(決まったこと、宿題)が参加者や仕事のメンバーに共有できれば、それで議事録はOKです。できれば、会議後に議事録を作成して確認するのではなく、会議の最後に、決まったこと、宿題を口頭で確認して、会議を終わるようにしましょう。

会議中にすべてを終わらせる

もう一歩進んで、可能なら、議事録作成者は、ノートパソコンを持ち込み、会議中に決まったこと、宿題を整理し、会議の最後にプロジェクターで写して確認する。それを後で、イントラネットの掲示板や共有フォルダにおいておけば完了です。

事前に準備しておく

議事録の定型部分(ミーティング名、開催日時、場所、出席者、テーマ)などは、前回の議事録のコピーからあらかじめ作り込んでおきます。そうすれば会議中は、決まったことと、宿題の記録を残すだけです。それだけであれば、会議中に作成し終えることも可能です。ポイントは決まったことと宿題だけですので、印刷しても、A41枚で収まる分量にしておくべきです。

その程度の分量で箇条書き中心で記述するなら、議事録の作成は、EXCELの方が適しています。1議事録がA41枚以内なので、1会議1シートで記録を残していけば十分です。

その会議が毎週月曜とか定期的に開かれる会議なら、次回の会議は、前回の会議の議事録の再確認からスタートします。
この簡単な確認作業を行うことで、前回よりも1歩進んだ段階からミーティングをスタートできるようになります。

 

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