WordもAccessもPowerPointもあるのに、何がなんでもExcelで済まそうとする人を“Excelバカ”と呼んでいます。バカの度合いが行き過ぎると複雑な計算式を埋め込んだり、マクロを駆使するようになり、やがてその人しか扱えない仕事(ブラックホール化した仕事)が増えていきます。

Excelバカは仕事をブラックホールにする

Excelは必須

Excel、Wordは、資料作成には必須のツールです。デスクワークが主体なら、これにPowerPointも併せて習得しておきたいところです。
特にExcelを使えないと数値分析能力が半減します。売上数値、販売実績、月間経費、見積比較などなど、経営企画や経理部門でなくても、仕事ではいろいろな数字を扱います。その時、Excelが使えなければ、電卓を叩きまくるなど、無駄な労力が必要になります。
Excelを使えば、合計、平均、売上の高い順の並び替え、料率を変えたシミュレーションなど、さまざなことが簡単にできます。

Excelは超多機能

Excelは奥が深く、統計関数、回帰分析などの分析機能の他、データのフィルタリング、ピボットテーブル、マクロ、VBAなどさまざまな機能があります。習得すれば便利かもしれませんが、おそらく一人で全部の機能を使いこなすことは無理です。またその必要もありません。

複雑なExcelはミスを生み出す

マクロを組み込んだり、複雑な計算式を埋め込んだExcelシートは、本人以外は解読不能で、結果が正しいかどうか誰も確信がもてなくなります。場合によっては作った本人さえも修正できなくなったシートも出てきます。

それでなくても計算式のコピーで参照先を間違えて計算したり、範囲設定が以前のままで、最近のデータが抜け落ちたりと、Excelの同じシートを繰り返し使っていると、ミスを生み出す温床になります。

Excelデータべースは100件まで

またExcelをデータベース替わりに使っている人もいます。もともとは只のスプレッドシートですので、大量データを処理するには不向きです。人が、目で確認して作業するには、せいぜい100行が限界です。行が200件を超えるようなら少なくともAccessなどのRDBで処理すべきです。データの追加・更新・削除はRDB上に作ったプログラムで行い、ExcelはそのRDBの参照のみでつかいましょう。

Wordもきちんと学んでおこう

Excel大好き人間になると、本来Wordで作るべきものまでExcelで作ってしまいます。以前、Excelで作成した契約書をみたことがありますが、契約書のスペルチェック、条文採番、校正履歴などWordでなければどうしようもありません。仕方がないのでExcelからテキストコピーしWordに移し替えたことがあります。

たしかにWordはいくつかクセがあり、使っていてイラつくこともありますが、Excelに文書校正機能を求めるのは無理があります。

業務の複雑なExcelはミスの温床

Excelに詳しいというのは、武器のひとつですが、そこにとらわれ過ぎると自分にしかできない業務が増えていくだけです。

それは他の人にとってみれば、ブラックホール化した業務です。ブラックホール化した仕事はミスの温床になるだけでなく、組織には何の知識も蓄積されていきません。

 

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