会議にはルールとやり方があります。それを知らない人達が集まって会議をすると、そこからダラダラ会議の始まりです。知らないだけなので、知れば解決されることです。会議の基本ルールは「ロバート議事法」です。

会議の目的は3つ

会議の目的は、(1)何かを決める (2)情報を共有する (3)アイデアを出し合う この3つです。

会議がダラダラ会議になる原因の多くは、参加者が会議の目的が(1)~(3)のどれかを整理してないことによります。これができていない一番の原因は、会議の進行係がファシリテータ―としての役割を果たしていないことにあります。

目的があいまいな会議の場合、(1)~(3)が混在することがしばしばですが、進行係は、今、(1)なのか(2)なのか(3)なのか参加者に明確に示しておく必要があります。

    ファシリテーターとは(Wikipediaからの抜粋)
    「1970年代、会議やミーティング、住民参加型のまちづくり会議やシンポジウム、ワークショップなどにおいて、議論に対して中立な立場を保ちながら話し合いに介入し、議論をスムーズに調整しながら合意形成や相互理解に向けて深い議論がなされるよう調整する役割を負った役割にもファシリテーターという言葉が使われるようになる。」

目的で区切る

そのためには会議の進行を予め、(1)~(3)のゾーン(時間帯)を分け、報告事項、決議事項を混在させないことです。((3)は必須ではありません。通常は(3)はブレインストーミングとして別枠でやるべきです。)

各議案にはタイムリミットを設け、一定時間を過ぎても質問が無くならない説明、いつまでも議論が続く決議事項は、進行係が次回以降に再提出するよう仕切り直す必要があります。ダラダラ会議を無くすには、だれかがこのファシリテーターの役割をする必要があります。

ロバート議事法

こうした進行方法の基本は、「ロバート議事法」という、議会運営の古典的メソッドがあります。このやり方は形式ばり過ぎていて、通常の打合せレベルにはそぐいませんが、会議の基本ルールとして一度、目を通しておくとよいでしょう。ネットで「ロバート議事法」とか「ロバート 会議」とかで検索すると、青年会議所の議事運営規則など、いくつもサマリー出てきます。

本格的に学びたい人いは『ロバート議事規則』という650頁を超える専門書もありますが、下記の本(144頁 1,728円)でも十分そのエッセンスを知ることができます

民主主義の文法―市民社会組織のためのロバート議事規則入門―

ロバート議事法のポイント

以下はロバート議事法の基本ルール「4つの原則と4つの権利」です。社会人として、はじめて会議に参加する新人君たちには、この基本ルールを再確認しておきましょう。

4つの原則
  1. 一事一件の原則
    議題を明確にし、1つの議題を決議してから次の議題を議論する。2つ以上の議題を同時に議論しない。
  2. 一事不再議の原則
    1度決議したことは、特別なことがない限り、再度議案としない。
  3. 多数決の原則
    意見が分かれた場合は、多数の意見を採用する。ただし定足数以上であること。
  4. 定足数の原則  
    会議の出席数の定足(会員の1/2以上の出席が必要とか)を満たさないと、会議は開催しない。
    賛成が定足数(参加者の1/2以上の賛成が必要とか)を満たさなければ、結論としない。
4つの権利
  1. 多数者の権利
    多数のものが支持する意見を採択する。
  2. 少数者の権利
    少数者の意見を排除しない。1人以上の賛同者がいれば議案に上げることができる。
  3. 個人の権利
    個人のプライバシーにかかわる議論はしない。まして個人の人格に関わる攻撃はしない。
  4. 不在者の権利
    議論の場に不在であっても、委任状、不在者投票などの救済措置をとる。

 

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