配属されてすぐに与えられる仕事は、簡単な作業か、毎日の定型業務です。そこであなたがどう取り組むかで次の仕事が決まってきます。抜擢されるか、しばらく定型業務を繰り返す作業員になるかがです。

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2 ビジネスの作法をおさえておこう

2.5 すぐにやる

上司から指示された仕事は、すぐに取り掛かるのが原則です。ほかに優先する仕事を抱えている場合は、上司に説明し、どちらを優先すべきか上司の判断を仰ぎます。

2.5.1 ハイ!喜んで

「ハイ!喜んで」は牛角の従業員が注文を受けたときに言ってる言葉ですが、仕事をもらったら(実際に言ってはいけませんが)そんな気持ちで仕事を受けましょう。新人に与える仕事は、だいたいがつまらない仕事です。上司にしても「ちょっとすまないが」と思って雑用を依頼しますので、どんな仕事でも喜んで引き受けてくれる部下には、もっといい仕事を割り振りたいと考えます。

気の進まないことはすぐにやる

クレームの相手先に電話するとか、不手際のお詫びに行くとか、気の進まない仕事もでてくると思います。そうした仕事を抱えたままにしておくと、いつまでも気の重い状況が続きます。そうした仕事は、最優先でとりかかりましょう。事前の問題点の整理やシミュレーションは必要ですが、すぐに準備して、相手の許す限りすぐに対応ことです。

2.6 定例業務であれば、職場のやり方に従う

あなたが命じられた仕事が、そこで通常行われている作業なら、すでに効率的な作業工程になっています。あなたは上司か上司が指示する人から、作業のやり方を学ぶ必要があります。
その際は、必ずメモをとる準備を忘れないようにしましょう。

提案は今のやり方に習熟してから

これまで日常的に行われてきた作業でも、あなたがこうした方がよいと思うようなことがあるかもしれませんが、まずはその職場でのやり方に習熟することです。一見無駄や非効率に思える工程でも、熟練になるとその方が効率的だとか、次工程のやり易さから今のやり方になっているなど、理由があります。
ただし、昔からの習慣で意味もなくやっている作業があったりしますので、今のやり方を習熟した後でも変更した方が良いと確信があるなら、その職場の先輩に提案してみましょう。

マニュアルがあれば目を通しておく

定例作業であれば、大概の場合、作業マニュアル、手順書などが用意されています。それらがあるなら、時間の空いたときにでも、それに目を通すことです。

現状に合わせてアップデートする

マニュアルがあっても更新されておらず、実際の作業とは異なる点があり、そのままでは使えない場合もあります。そういう場合はあらかじめ違っていることの説明がありますので聞き逃さないようにしましょう。
実際にやってみて気づいたマニュアルの不備や変更すべき点については、修正すべき内容を書き留めて置き、次の人のためにあなた自身が更新してもよいか確認しましょう。

2.7 定例業務ではない場合

期限を確認する/自分で設定する場合は、最短の1.5倍が目安

すぐに終わる簡単な仕事なら必要ありませんが、そうでなければ、上司から指示された仕事の期限を上司と確認します。
上司から「今日の18時までに」とか指示があればそれが期限になります。特に期限が示されなければ、あなたが最短でできると考える期限の1.5倍の期限で、それで問題ないか上司に確認します。最短で3時間かかると思うなら、4時間半後です。
できると見積もっても、とりかかってみると想定以上に難しかったり、途中で想定外の工程が必要になったりすることはよくあることです。あなたが上司とする約束は、守れる約束でなければなりません。
予定よりも早くできた場合は、十分にチェックした後、期限前に提出しましょう。

2.8 スピードよりも正確さ

早い仕事、丁寧な仕事、正確な仕事、このうち一番優先されるのが、正確な仕事です。
あなたがスーパーのレジ係だとします。

早い仕事:会計が早い
丁寧な仕事:客に失礼のない接客
正確な仕事:会計にミスがない

3つともできれば申し分ありませんが、まずは正確なレジ操作に徹することです。あなたが正確なレジ操作をするのに必要な時間の範囲で、丁寧な接客を心掛ける。慣れてくるにしたがって、正確なレジ操作が可能な時間を短縮していく。この順番です。あくまで正確にできることが1番で、丁寧さはその範囲の中で向上させる、それができて最後にスピードを短縮させる。正確さを犠牲にしたスピードは返って、後始末など余計な仕事を増やすだけです。
正確さのない丁寧さは、ただの自己満足の勘違いです。

2.9 ボールを止めない

仕事をサッカーやラグビーなどのボールゲームで考える。

あながた仕事の指示、依頼を受けたということは、ボールを受け取ったということです。あなたが指示された仕事をこなし、ボールを返すか、誰かに回すことで、ゲーム(仕事)は進んでいきます。あなたがボールを抱え込んだままだったり、誰もいないとこにパスを出すと、そこで仕事は止まったままになります。

ボールは今どこにあるのか、常に考えて、相手が受け取りやすいパスを出しましょう。

(次ぎ)2.10 電話とメールの知っておきたい作法
2.1 仕事の基本ルールを押さえておこう(戻る)
2.13 ゴールイメージを合わせる

 

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