ビジネスのコミュニケーションツールとして、電話とメールはマストアイテムです。この2つの使いこなせないと、仕事に大きな支障がでるだけでなく、電話やメールに付き合わされる相手に迷惑がられるだけです。基本マナーを押さえておきましょう。

スポンサーリンク



2 ビジネスの作法(電話、メール)

2.10 電話するときのビジネスマナー

電話メモ

電話は相手の仕事を中断させる

電話は、かける側のためのツールです。
電話を受ける方は、仕事を中断される。あなたの電話が長かったり、要領を得ないものだと、電話が終わっても、相手は仕事に戻るのに時間がかかることになります。

相手に無駄な時間をとらせない

まずは、何を伝えるのか、何を確認するのか、整理しておく。メモに箇条書きしておき、電話しながら要件を満たしたかどうか確認しましょう。

電話は3分以内

電話は長くても3分以内で終わること。必要な要件が伝われば、もっと短くても良い。あらかじめ決めておいた電話ミーティングでもない限り、ダラダラとした長話は相手も迷惑します。

 

2.11 メールのビジネスマナー

送ったメールは訂正できない

メールは便利なツールだし、相手も仕事を中断されることはありません。
ただ、一度送信したメールは、訂正できません。メールに初歩的なミスがあれば、そのまま相手のところに届き、相手が消さないかぎり永遠に残ってしまうことになります。

送る前に名刺でしっかり確認する

メールする相手の会社名を間違える、部署が違う、相手の名前の漢字が違う、出だしがこれでは、最初から相手の信用を失います。初めての相手にメールするときは、名刺でしっかり確認しておきましょう。

名刺で確認すること
・相手のメールアドレス
・会社の名称(ABC株式会社、株式会社ABCを間違わないこと)
(株)は「株式会社」と書く、(株)と書いてよいのは自分の会社だけ。
・相手の部署/役職
・相手の名前

もし相手からすでにメールをもらっている場合は、相手のメールの署名(メールの一番最後にある住所氏名)をコピーして使うのが間違いありません。その際は、「様」を付け忘れることがないように注意。

送信する前に上からチェック

メール確認

送信ボタンを押す前に上から順にチェックする癖をつける。
・相手先に漏れはないか((1)、(2)、(3))
・件名は入っているか((4))
・添付ファイルはつけているか((5))
・会社名、株式会社の位置はあっているか((6))
・敬称はあっているか、様はついているか((6))
・誤字・脱字はないか((7))
非常に重要なメールならプリントアウトし、上司に確認してもらう。

 

メールは返信がなければ伝えたことにならない

「メールしました」≠「伝えました」

メールは、相手から返信や連絡が返ってこないと、伝えたことにはなりません。。重要な用件や急ぎの案件で、しばらく待って相手から返事がないなら、電話して伝えるべきです。

上司、客先からのメールは必ず返信する

これはメールを受ける場合も同じ。メールに返信不要と書いていない限り、ただの連絡メールでも「確認しました」程度でも、返信しましょう。

メールアドレスは個人情報

了解もないのに他の人のメールアドレスをさらさない

社外の人にメールを出す場合、相手の人が知らないメールアドレスを宛先やCCに入れてはいけない。
例えば、3社に見積もりを依頼するとき、A社、B社、C社の担当者のアドレスを同じメールの宛先に入れる。あるいは各新聞社に情報提供するときに、A新聞、B新聞、C新聞の各担当者のアドレスを宛先に入れる。これはダメです。

個人情報保護法違反

いずれもあなたは1回の送信で3社の担当者に送ることができますが、そんなことをするとそれぞれのライバル企業に担当者のメールアドレスを漏らすことになります。A、B、C各社の担当者にあらかじめ了解をとっていない限り、これは個人情報保護法違反です。

3社に見積もりを依頼するなら、同じ文面であっても、それぞれ各社ごとにメールを送る。3新聞社に1度のメールで情報提供するなら、3新聞社のメールアドレスはBCCにいれて送る。

 

2.12 事務手続き~雑務は今後も増えていく

雑務をこなす

上になるほど事務作業は増えていく

交通費清算、勤務計画、日報など決められた事務手続きや必須事項は避けられません。

あなたの職位が上がると、承認事項などが加わることになり、昇進すればするほど事務手続きは増えていきます。今のうちから事務手続き、必ずやらなくてはならないことをすぐに終わらせる習慣をつけておきましょう。

まとめて集中的に処理する

コツは、毎日あるいは毎週、そうした雑務をこなすための時間を決めておくことです。すぐに処理しなくてはならないものはしょうがありませんが、そうでないものは、雑務をこなす時間に集中的に終わらせる習慣をつけましょう。

(次ぎ)2.13 ゴールイメージを合わせる
2.5 仕事はすぐにやるのが基本(戻る)
2.1 仕事の基本ルールを押さえておこう(戻る)

ポジティブになる行動習慣

スポンサーリンク